Три организационных приёма офисного переезда без лишних затрат и хлопот

Пару раз, я столкнулась с переездом нашего офиса, и на новом месте, было потеряно пару коробок с документами. В процессе всей этой суматохи, мы их на следующий день нашли, но это стоило нам ужасной нервотрёпки. Главное в этом вопросе не растерять во время переезда документацию, упаковать её в целые коробки, заклеивать сверху скотчем, и обязательно подписывать что в ней лежит, а иначе, она попадёт в другой отдел, или архив и потом начнутся неприятности. Мелкие принадлежности можно перевести с собой. И я к примеру, свой цветущий кактус, статуэтки перевозила в сумке.

 

Есть поговорка: два раза переехать - все равно что погореть. К офисным переездам это тоже относится. Кроме потери времени и средств на переезды, перевозимое оборудование, особенно мебель, от переездов может необратимо испортиться. Поэтому организации, арендующие офисные помещения, должны иметь мебель, легко собираемую и разбираемую, не тяжелую и не громоздкую. На дни переезда необходимо предусмотреть , что бы оперативная связь с клиентами не прекращалась и заранее предупредить своих партнеров об изменении адреса офиса.

 

Во время переезда, о мебели позаботиться обязан работодатель, а рядовым сотрудникам важно чтобы в дороге не растерялась их бумажная документация, и предстоит проконтролировать работу грузчиков, чтобы занести коробки строго по назначению. Относительно всего остального, то очень важно, чтобы аккуратно переносили компьютеры, принтеры, ксероксы, потому, что случается, что во время разгрузочно-погрузочных работ, её могут уронить, и тогда без мастера не возможно будет с ней разобраться.

 

Вещи которые изложены в данной статье можно применить даже к переезду с квартиры на квартиру. Очень такие универсальные полезные советы которые пригодятся даже людям которые не переживают с офиса в офис. Жаль я ранее не знал некоторых моментов в прошлом - пришлось импровизировать что привело к растяжению по срокам переезда и ненужным расходам.

 

Переезд считается "стихийным бедствием", но, если со стороны работодателя всё правильно организовано, и он не перекладывает все заботы на своих подчинённых, тогда всё проходит без лишних сложностей. На новом месте, чаще всего возникает проблема не с мебелью, и коробками, а с генеральной уборкой, и сотрудникам приходится браться за тряпки и всё очищать потому, что на месте выясняется, что офисные помещения не подготовлены к приёму сотрудников.

 

Кстати то о чем вы написали - это один из возможных вариантов развития событий. Бывает возникают ситуацию что проблемы возникают покруче чем даже уборка и куча пыли и мусора. В некоторых ситуациях происходит так что неожиданно почему-то лопнула труба. Народ приезжает а там грубо говоря бассейн. Такие ситуации конечно редкий форс-мажорные но всё равно иногда случается и нужно Быть готовым ко всему. Самое главное набраться терпения и пережить Вот это первое время и поскорее влиться в повседневную жизнь. Важна напоминать себе с последней минуте перебивание в старом офисе до переезда в новую что ето всего лишь временная явление скоро пройдет.

 

--- Пост объединили, май 7, 2019 ---

Бывают ситуации, когда нужно срочно освободить арендуемое помещения, а куда переезжать - еще не известно. Желательно заранее предусмотреть такой форс-мажор. Мне, например, однажды пришлось все забирать себе домой, а громоздкие шкафы отдать быстро за бесценок, кое что разобрали коллеги по своим домам, гаражам. Давно это было. С той поры все продумывала до мелочей: и коробки многофункциональные, и мебель складная и легкая. Но при первой же возможности постарались обзавестись своим помещением. Главное не нужно отчаиваться, если что.

 

Самое неприятное в таких ситуациях, когда владелец помещения просит арендаторов съехать, да еще внезапно или дает очень мало времени на сборы. Тогда арендаторы, начинают нервничать. Так как постоянные клиенты будут утеряны, а искать новых не так уж просто. Ведь, еще нужно найти и место, где продолжить заниматся делом, а это не так, то просто. Арендная плата высокая, в хороших местах.

 

Почитал статью и сразу же вспомнить сколько у меня было офисных переездов за всю карьеру в разных организациях. Если не считать переезды с этажа на этаж внутри одного здания, что тоже всегда было мини-стрессом, то 3 лютых переезда было причем все три раза ответственный за организацию и сам переезды был я нервов терялось немало хотя казалось бы заблаговременно готовишься, всё расписываешь куда поставишь и где как поедет. В итоге планы летят обычно при сборе коробок. Как по мне, идеального переезда не может быть.

 

Арендодатели очень не любят, когда плата за аренду задерживается и очень любят повышать арендную плату. Поэтому арендатору следует следить за возможными и более выгодными предложениями, что бы самому решиться на переезд, не думая о каких-то проблемах со стороны арендодателя. Сейчас аренда офисных и складских помещений - очень распространенный бизнес. Кругом рекламы, зазывающие арендаторов, при этом предлагают офисные помещения даже с мебелью и цветами. Так что хотя переезд - дело хлопотное и волнительное, но ведь бывает, что переезд дает более выгодные и комфортные условия для работы.

 

Вообще очень полезно и важно периодически мониторить обстановку и быть готовым ко всяким форс-мажорам. Вот на примере проживания в съемной квартире точно так же можно или даже нужно поступать со съёмным офисом: Несмотря на то что проплачено за первый и последний месяц жизни в квартире нужно периодически посматривать что происходит на рынке, какие есть цены и какие есть ещё варианты потому что хозяева жилья как показывает практика непредсказуемое и могут внезапно поднять цену или периодически поднимать поднимать поднимать цену что не понравится и приведет к тому что придётся съезжать. А чтобы съезжать нужно владеть обстановкой что и как сдаётся чтобы быстрее среагировать. В данном случае неплохо бы иметь один или два варианта резервных на случай если срочно придётся выехать. Но если варианты очень заманчивы - они долго не задержатся но в любом случае лучше хоть что-то иметь чем вообще не иметь никаких резервов и гарантий.

 

Сильно часто тоже не побегаешь по разным офисам потому что важно заботиться еще и своих клиентах, которые к примеру уже привыкли к определенному адресу конторы и приезжают именно туда - это в первую очередь для тех кто работает много с клиентами напрямую и обслуживает их. Если же это просто какая-то компьютерная фирмочка где пишут программы только для заказчика или обслуживают какой-то софт, то им совершенно не критично где находится и тогда можно периодически искать помещения под офисы подешевле.

 

.
Клиенты все же привыкают не столько к адресу конторы, а к качеству и стоимости услуг. Все вопросы так или иначе сводятся к экономической целесообразности и умению договариваться с клиентами. Конечно, место расположения офисного предприятия очень влияет на арендную плату и на посещаемость клиентов, что необходимо учитывать арендатору и выбирать, что важнее.Так же и специфика работы у арендатора может быть такой, что не так уж и важно, какой будет адрес, но важна цена и условия (подъездные возможности, стоянка и т.д.). Практика показывает, что переезды арендаторов - явление частое и их не нужно бояться.

 

К переездам? Так по сути один переезд равен двум пожарам. Главное технику вовремя подвезти и всех подпнуть. Причем куда вы и где напишите свое имя папок - да никому это не стреляло реально. Организованность зависит от начальства, которое рядом с подчиненными каждую минуту. Да просто переезд и все. Вовремя подать машину, вовремя вытащить свое барахло и все.

 

Если работодатель "с головой", он приедет на новое место, всё сам проверит, а потом позвонит, и даст команду грузиться и ехать на место новой дислокации. Я не припомню случая, чтобы переезд вызвал какой-либо дискомфорт или раздражение. Всё напрямую зависит от коллектива, слаженности работы, наличия коробок для упаковки всего, что было в офисе. Самый "печальный" вариант развития событий бывает лишь тогда, когда на чём-то экономят, или же не до конца договариваются с грузчиками, которые могут развернуться и уйти если им что либо не доплатят.

 

Я не встречал организаций, которые прямо уж часто переезжают с места на место в поисках где подешевле потому у того же самого клиента может возникнуть вопрос, а надежный ли партнер что постоянно экономит на аренде и не сольётся ли он в какой-то из своих переездов к примеру с предоплатой за какой-то товар или услуги...и следи за каждым таким переездом партнера. Поэтому лучше тоже не злоупотреблять - раз определился с местом, заключил долгосрочный договор с арендодателем на фиксированную цену и работай далее.

 

Чаще всего с места на место переезжают не крупные организации, а мелкие офисы, частные нотариальные конторы, МФО, и т.д. Причины бывают разные: освободилось помещение в центре города, работодателю вздумалось поменять район, или же появилась возможность сэкономить деньги на аренде. В любом случае, клиенты об этом знают потому, что сотрудникам поручают лично позвонить к каждому, и предупредить о новом расположении фирмы.

 

Ситуации бывают разными. Могут всплывать неприятные моменты. Например, заключили договор на несколько лет, а тут внезапно правоохранители опечатали все помещения в связи с проведением расследования по делу кого-то из владельцев помещения. И что договор сможет переплюнуть волю стражей закона и суда? А тем более если владелец куда то скроется и как выбивать-возвращать свои деньги? От такого никто не застрахован. Сам недавно подобное выдел. Вроде как серьезный человек а в подобном был замешан и попал в СИЗО. Что с него потом взять? Деньги оплачены...

 

Я работаю в солидной организации, которая помимо своей основной деятельности сдает в аренду офисные, складские и производственные помещения. И постоянно строит новые здания с этой же целью. Все это расположено в престижном месте города с огромными стоянками и много чего еще имеется, что привлекает арендаторов. Имею возможность наблюдать, как часто меняются арендаторы. Часто, но конечно далеко не все. И кроме перечисленных уже ранее причин, есть еще одна важная: удобно иметь все рядом: офис, склад или производственную базу. Те, кто обустроился уже на одном месте и привязан к производственным делам, реже переезжают, так как демонтировать, перевезти и смонтировать оборудование - это посложнее задача, чем перевезти офисное оборудование.