1. Гость, теперь Вы можете заходить на форум с гаджетов работающих на ОС Android, версии 4.4 и выше, через наше приложение. Приложение доступно по .
    Скрыть объявление
  2. Гость, приглашаем принять участие в конкурсе Футбольной аналитикой и выиграть денежные призы призы! Ссылка на тему
    Скрыть объявление
  3. Гость, на данный момент выплаты с форума превысили 15000 долларов! Присоединяйся к нам и начинай зарабатывать!
  4. Гость, приглашаем тебя принять участие в новом конкурсе форума - Драклото! Каждую неделю мы разыгрываем денежные призы, а билеты можно купить за кредиты!

    Ссылка на тему

  5. Гость, на форуме стартует Акция: поощрение за заслуги перед форумом. Принимай активное участие в жизни форума и получай за это поощрение! Подробности по ссылке
    Скрыть объявление
  6. Гость, приглашаем тебя принять участие в турнире по покеру!

    Все подробности тут

    Скрыть объявление
  7. Гость, любите смотреть фильмы? Зарабатывайте на этом в Конкурсе Киноманов!
    Скрыть объявление

Три организационных приёма офисного переезда без лишних затрат и хлопот

Тема в разделе "Ведение бизнеса", создана пользователем Umon, май 5, 2019.

  1. Umon

    Umon Управляющий Руководитель

    Регистрация:
    окт 5, 2015
    Сообщения:
    4,632
    Симпатии:
    1,786
    Баллы:
    16
    1470943850_ofisnyy-pereezd.jpg
    Практически каждой фирме за период своего существования приходилось сталкиваться с офисным переездом. Основания сменить месторасположение фирмы бывают разнообразными как положительными, так и негативными. Наиболее частыми причинами бывают:

    • Подъём оплаты аренды;
    • Окончание срочного арендного соглашения;
    • Сокращение или увеличение сотруднического штата;
    • Приобретение своего здания для фирмы;
    • Аренда здания в зоне наибольшей проходимости.

    Если не уделить соответствующего внимания процессу правильной организации офисных переездов, то даже самые радостные впечатления от этих переездов могут быть испорчены. Для экономии времени, нервов и денег существуют три эффективных организационных приёма.

    Приём первый - предварительная осведомлённость.



    Даже обдуманный офисный переезд можно сравнить с бедствием, что тогда говорить о непредусмотренной смене рабочего места. Стихийный переезд может привести к крупным денежным расходам для предприятия и мощным стрессом для сотрудников. Вследствие этого, главная задача - заблаговременно осведомить всех, участвующих в переезде, лиц.

    Минимально за несколько недель работники предприятия должны быть извещены о предполагаемом переезде. За этот период вполне достижимо реорганизовать свой жизненный и рабочий график, а также найти решение возможным проблемам, связанным с новым месторасположением офиса.

    Учреждения, оказывающие услуги по доставке воды, канцелярских товаров, уборки помещений, стоит заранее информировать, для того чтобы выяснить, могут ли они продолжать обслуживание по новому адресу. Быть может, будет необходимо подбирать других исполнителей данных работ, ведь значительно удобнее сделать это заблаговременно, в неторопливой мирной атмосфере.

    Постоянных компаньонов оптимально официально проинформировать письмом, посланным по электронной почте.

    Потенциальная клиентская база должна быть осведомлена точной информацией об адресе, способах проезда к новому офису и его рабочем графике. Данную информацию надлежит разместить во всех общедоступных источниках, таких как веб-сайт предприятия, объявления в рекламе, уличная афиша (вывески, билборды).

    Приём второй - свести к минимуму сроки переезда.



    Когда намерение о перемещение офиса установлено окончательно, не мешает составить пошаговый план с точно обозначенными этапами, сроками и руководящим персоналом. Планируя тактику колоссального переселения, необходимо учитывать все аспекты.

    Установите, удастся ли преодолеть переезд собственными силами или понадобиться воспользоваться услугами транспортных и логистических компаний, осуществляющих переезд. Небольшие фирмы с немногочисленным штатом сотрудников могут справиться с переездом абсолютно самостоятельно, а организациям со значительным числом сотрудников, оборудования и мебели выгоднее и быстрее обратиться к специалистам.

    Для того чтобы не было суеты сделайте маркировку вещей, например, отдел – сотрудник – этаж, на котором расположено его новое рабочее место, кабинет – номер рабочего места. Заранее определите, какая мебель и техника, в каких кабинетах будет установлена.

    В процессе переезда возможно возникновение непредусмотренных ситуаций, поэтому чтобы проблемы решались быстрее, назначьте координаторов в старом и новом офисе.

    Главное, это определить последовательность распаковки и установки вещей. В лучшем случае рабочая обстановка должна быть полностью восстановлена за сутки.

    Приём третий – правильная упаковка вещей.



    Для удобной транспортировки вещей их можно разделить на несколько категорий. В первую очередь, подготовка документации: архивирование и упаковывание ценных бумаг. Процесс восстановления документов при утере сложен, а бывает даже невозможен.

    Также необходимо выделить достаточно долгое время для качественной упаковки, маркировки и разборки мебели, чтобы, впоследствии, не было трудностей с установкой.

    Нужно тщательно запаковать оргтехнику в коробки, не забыв все комплектующие детали приборов.

    Для тяжёлых предметов, таких как сейф, необходимо привлечение грузчиков. Хрупкие вещи (аквариум, цветы) не стоит перевозить вместе с мебелью и техникой.

    В заключение, главный совет – в первый день необходимо эффективно будет заняться распаковкой мебели, техники, документов, а затем, позже навести порядок, проведя генеральную уборку.
     
    Qatar и Unreal.Lex нравится это.
  2. Ruta

    Ruta Завсегдатай форума Стандартная ставка оплаты

    Регистрация:
    янв 31, 2016
    Сообщения:
    10,017
    Симпатии:
    1,972
    Баллы:
    10
    Пару раз, я столкнулась с переездом нашего офиса, и на новом месте, было потеряно пару коробок с документами. В процессе всей этой суматохи, мы их на следующий день нашли, но это стоило нам ужасной нервотрёпки. Главное в этом вопросе не растерять во время переезда документацию, упаковать её в целые коробки, заклеивать сверху скотчем, и обязательно подписывать что в ней лежит, а иначе, она попадёт в другой отдел, или архив и потом начнутся неприятности. Мелкие принадлежности можно перевести с собой. И я к примеру, свой цветущий кактус, статуэтки перевозила в сумке.
     
  3. Natafox

    Natafox МЭТР Стандартная ставка оплаты

    Регистрация:
    дек 16, 2018
    Сообщения:
    4,511
    Симпатии:
    1,643
    Баллы:
    12
    Есть поговорка: два раза переехать - все равно что погореть. К офисным переездам это тоже относится. Кроме потери времени и средств на переезды, перевозимое оборудование, особенно мебель, от переездов может необратимо испортиться. Поэтому организации, арендующие офисные помещения, должны иметь мебель, легко собираемую и разбираемую, не тяжелую и не громоздкую. На дни переезда необходимо предусмотреть , что бы оперативная связь с клиентами не прекращалась и заранее предупредить своих партнеров об изменении адреса офиса.
     
    Unreal.Lex нравится это.
  4. Ruta

    Ruta Завсегдатай форума Стандартная ставка оплаты

    Регистрация:
    янв 31, 2016
    Сообщения:
    10,017
    Симпатии:
    1,972
    Баллы:
    10
    Во время переезда, о мебели позаботиться обязан работодатель, а рядовым сотрудникам важно чтобы в дороге не растерялась их бумажная документация, и предстоит проконтролировать работу грузчиков, чтобы занести коробки строго по назначению. Относительно всего остального, то очень важно, чтобы аккуратно переносили компьютеры, принтеры, ксероксы, потому, что случается, что во время разгрузочно-погрузочных работ, её могут уронить, и тогда без мастера не возможно будет с ней разобраться.
     
  5. Unreal.Lex

    Unreal.Lex Завсегдатай форума Стандартная ставка оплаты

    Регистрация:
    апр 2, 2016
    Сообщения:
    8,332
    Симпатии:
    1,896
    Баллы:
    29
    Вещи которые изложены в данной статье можно применить даже к переезду с квартиры на квартиру. Очень такие универсальные полезные советы которые пригодятся даже людям которые не переживают с офиса в офис. Жаль я ранее не знал некоторых моментов в прошлом - пришлось импровизировать что привело к растяжению по срокам переезда и ненужным расходам.
     
    Victoria и Natafox нравится это.
  6. Ruta

    Ruta Завсегдатай форума Стандартная ставка оплаты

    Регистрация:
    янв 31, 2016
    Сообщения:
    10,017
    Симпатии:
    1,972
    Баллы:
    10
    Переезд считается "стихийным бедствием", но, если со стороны работодателя всё правильно организовано, и он не перекладывает все заботы на своих подчинённых, тогда всё проходит без лишних сложностей. На новом месте, чаще всего возникает проблема не с мебелью, и коробками, а с генеральной уборкой, и сотрудникам приходится браться за тряпки и всё очищать потому, что на месте выясняется, что офисные помещения не подготовлены к приёму сотрудников.
     
    Qatar и Unreal.Lex нравится это.
  7. Unreal.Lex

    Unreal.Lex Завсегдатай форума Стандартная ставка оплаты

    Регистрация:
    апр 2, 2016
    Сообщения:
    8,332
    Симпатии:
    1,896
    Баллы:
    29
    Кстати то о чем вы написали - это один из возможных вариантов развития событий. Бывает возникают ситуацию что проблемы возникают покруче чем даже уборка и куча пыли и мусора. В некоторых ситуациях происходит так что неожиданно почему-то лопнула труба. Народ приезжает а там грубо говоря бассейн. Такие ситуации конечно редкий форс-мажорные но всё равно иногда случается и нужно Быть готовым ко всему. Самое главное набраться терпения и пережить Вот это первое время и поскорее влиться в повседневную жизнь. Важна напоминать себе с последней минуте перебивание в старом офисе до переезда в новую что ето всего лишь временная явление скоро пройдет.
     
    Natafox нравится это.
  8. Natafox

    Natafox МЭТР Стандартная ставка оплаты

    Регистрация:
    дек 16, 2018
    Сообщения:
    4,511
    Симпатии:
    1,643
    Баллы:
    12
    --- Пост объединили, май 7, 2019 ---
    Бывают ситуации, когда нужно срочно освободить арендуемое помещения, а куда переезжать - еще не известно. Желательно заранее предусмотреть такой форс-мажор. Мне, например, однажды пришлось все забирать себе домой, а громоздкие шкафы отдать быстро за бесценок, кое что разобрали коллеги по своим домам, гаражам. Давно это было. С той поры все продумывала до мелочей: и коробки многофункциональные, и мебель складная и легкая. Но при первой же возможности постарались обзавестись своим помещением. Главное не нужно отчаиваться, если что.
     
    Unreal.Lex нравится это.
  9. Victoria

    Victoria Матёрый юзер Стандартная ставка оплаты

    Регистрация:
    фев 14, 2016
    Сообщения:
    1,679
    Симпатии:
    389
    Баллы:
    15
    Самое неприятное в таких ситуациях, когда владелец помещения просит арендаторов съехать, да еще внезапно или дает очень мало времени на сборы. Тогда арендаторы, начинают нервничать. Так как постоянные клиенты будут утеряны, а искать новых не так уж просто. Ведь, еще нужно найти и место, где продолжить заниматся делом, а это не так, то просто. Арендная плата высокая, в хороших местах.
     
    Unreal.Lex нравится это.
  10. Qatar

    Qatar Активист форума Стандартная ставка оплаты

    Регистрация:
    дек 9, 2015
    Сообщения:
    7,695
    Симпатии:
    889
    Баллы:
    47
    Почитал статью и сразу же вспомнить сколько у меня было офисных переездов за всю карьеру в разных организациях. Если не считать переезды с этажа на этаж внутри одного здания, что тоже всегда было мини-стрессом, то 3 лютых переезда было причем все три раза ответственный за организацию и сам переезды был я :) нервов терялось немало хотя казалось бы заблаговременно готовишься, всё расписываешь куда поставишь и где как поедет. В итоге планы летят обычно при сборе коробок. Как по мне, идеального переезда не может быть.
     
  11. Natafox

    Natafox МЭТР Стандартная ставка оплаты

    Регистрация:
    дек 16, 2018
    Сообщения:
    4,511
    Симпатии:
    1,643
    Баллы:
    12
    Арендодатели очень не любят, когда плата за аренду задерживается и очень любят повышать арендную плату. Поэтому арендатору следует следить за возможными и более выгодными предложениями, что бы самому решиться на переезд, не думая о каких-то проблемах со стороны арендодателя. Сейчас аренда офисных и складских помещений - очень распространенный бизнес. Кругом рекламы, зазывающие арендаторов, при этом предлагают офисные помещения даже с мебелью и цветами. Так что хотя переезд - дело хлопотное и волнительное, но ведь бывает, что переезд дает более выгодные и комфортные условия для работы.
     
    Unreal.Lex нравится это.
  12. Unreal.Lex

    Unreal.Lex Завсегдатай форума Стандартная ставка оплаты

    Регистрация:
    апр 2, 2016
    Сообщения:
    8,332
    Симпатии:
    1,896
    Баллы:
    29
    Вообще очень полезно и важно периодически мониторить обстановку и быть готовым ко всяким форс-мажорам. Вот на примере проживания в съемной квартире точно так же можно или даже нужно поступать со съёмным офисом: Несмотря на то что проплачено за первый и последний месяц жизни в квартире нужно периодически посматривать что происходит на рынке, какие есть цены и какие есть ещё варианты потому что хозяева жилья как показывает практика непредсказуемое и могут внезапно поднять цену или периодически поднимать поднимать поднимать цену что не понравится и приведет к тому что придётся съезжать. А чтобы съезжать нужно владеть обстановкой что и как сдаётся чтобы быстрее среагировать. В данном случае неплохо бы иметь один или два варианта резервных на случай если срочно придётся выехать. Но если варианты очень заманчивы - они долго не задержатся но в любом случае лучше хоть что-то иметь чем вообще не иметь никаких резервов и гарантий.
     
  13. Qatar

    Qatar Активист форума Стандартная ставка оплаты

    Регистрация:
    дек 9, 2015
    Сообщения:
    7,695
    Симпатии:
    889
    Баллы:
    47
    Сильно часто тоже не побегаешь по разным офисам потому что важно заботиться еще и своих клиентах, которые к примеру уже привыкли к определенному адресу конторы и приезжают именно туда - это в первую очередь для тех кто работает много с клиентами напрямую и обслуживает их. Если же это просто какая-то компьютерная фирмочка где пишут программы только для заказчика или обслуживают какой-то софт, то им совершенно не критично где находится и тогда можно периодически искать помещения под офисы подешевле.
     
  14. Natafox

    Natafox МЭТР Стандартная ставка оплаты

    Регистрация:
    дек 16, 2018
    Сообщения:
    4,511
    Симпатии:
    1,643
    Баллы:
    12
    .
    Клиенты все же привыкают не столько к адресу конторы, а к качеству и стоимости услуг. Все вопросы так или иначе сводятся к экономической целесообразности и умению договариваться с клиентами. Конечно, место расположения офисного предприятия очень влияет на арендную плату и на посещаемость клиентов, что необходимо учитывать арендатору и выбирать, что важнее.Так же и специфика работы у арендатора может быть такой, что не так уж и важно, какой будет адрес, но важна цена и условия (подъездные возможности, стоянка и т.д.). Практика показывает, что переезды арендаторов - явление частое и их не нужно бояться.
     
    Unreal.Lex нравится это.
  15. Pirelli

    Pirelli МЭТР Стандартная ставка оплаты

    Регистрация:
    фев 1, 2016
    Сообщения:
    3,492
    Симпатии:
    422
    Баллы:
    12
    К переездам? Так по сути один переезд равен двум пожарам. Главное технику вовремя подвезти и всех подпнуть. Причем куда вы и где напишите свое имя папок - да никому это не стреляло реально. Организованность зависит от начальства, которое рядом с подчиненными каждую минуту. Да просто переезд и все. Вовремя подать машину, вовремя вытащить свое барахло и все.
     
  16. Ruta

    Ruta Завсегдатай форума Стандартная ставка оплаты

    Регистрация:
    янв 31, 2016
    Сообщения:
    10,017
    Симпатии:
    1,972
    Баллы:
    10
    Если работодатель "с головой", он приедет на новое место, всё сам проверит, а потом позвонит, и даст команду грузиться и ехать на место новой дислокации. Я не припомню случая, чтобы переезд вызвал какой-либо дискомфорт или раздражение. Всё напрямую зависит от коллектива, слаженности работы, наличия коробок для упаковки всего, что было в офисе. Самый "печальный" вариант развития событий бывает лишь тогда, когда на чём-то экономят, или же не до конца договариваются с грузчиками, которые могут развернуться и уйти если им что либо не доплатят.
     
    Unreal.Lex нравится это.
  17. Qatar

    Qatar Активист форума Стандартная ставка оплаты

    Регистрация:
    дек 9, 2015
    Сообщения:
    7,695
    Симпатии:
    889
    Баллы:
    47
    Я не встречал организаций, которые прямо уж часто переезжают с места на место в поисках где подешевле потому у того же самого клиента может возникнуть вопрос, а надежный ли партнер что постоянно экономит на аренде и не сольётся ли он в какой-то из своих переездов к примеру с предоплатой за какой-то товар или услуги...и следи за каждым таким переездом партнера. Поэтому лучше тоже не злоупотреблять - раз определился с местом, заключил долгосрочный договор с арендодателем на фиксированную цену и работай далее.
     
    Natafox нравится это.
  18. Ruta

    Ruta Завсегдатай форума Стандартная ставка оплаты

    Регистрация:
    янв 31, 2016
    Сообщения:
    10,017
    Симпатии:
    1,972
    Баллы:
    10
    Чаще всего с места на место переезжают не крупные организации, а мелкие офисы, частные нотариальные конторы, МФО, и т.д. Причины бывают разные: освободилось помещение в центре города, работодателю вздумалось поменять район, или же появилась возможность сэкономить деньги на аренде. В любом случае, клиенты об этом знают потому, что сотрудникам поручают лично позвонить к каждому, и предупредить о новом расположении фирмы.
     
    Natafox и Unreal.Lex нравится это.
  19. Unreal.Lex

    Unreal.Lex Завсегдатай форума Стандартная ставка оплаты

    Регистрация:
    апр 2, 2016
    Сообщения:
    8,332
    Симпатии:
    1,896
    Баллы:
    29
    Ситуации бывают разными. Могут всплывать неприятные моменты. Например, заключили договор на несколько лет, а тут внезапно правоохранители опечатали все помещения в связи с проведением расследования по делу кого-то из владельцев помещения. И что договор сможет переплюнуть волю стражей закона и суда? А тем более если владелец куда то скроется и как выбивать-возвращать свои деньги? От такого никто не застрахован. Сам недавно подобное выдел. Вроде как серьезный человек а в подобном был замешан и попал в СИЗО. Что с него потом взять? Деньги оплачены...
     
    Natafox нравится это.
  20. Natafox

    Natafox МЭТР Стандартная ставка оплаты

    Регистрация:
    дек 16, 2018
    Сообщения:
    4,511
    Симпатии:
    1,643
    Баллы:
    12
    Я работаю в солидной организации, которая помимо своей основной деятельности сдает в аренду офисные, складские и производственные помещения. И постоянно строит новые здания с этой же целью. Все это расположено в престижном месте города с огромными стоянками и много чего еще имеется, что привлекает арендаторов. Имею возможность наблюдать, как часто меняются арендаторы. Часто, но конечно далеко не все. И кроме перечисленных уже ранее причин, есть еще одна важная: удобно иметь все рядом: офис, склад или производственную базу. Те, кто обустроился уже на одном месте и привязан к производственным делам, реже переезжают, так как демонтировать, перевезти и смонтировать оборудование - это посложнее задача, чем перевезти офисное оборудование.
     
    Ruta нравится это.

Поделиться этой страницей